Руководитель административного департамента. Недвижимость

1.Общее управление административной деятельностью организации.
2. Обеспечение бесперебойного снабжения производства необходимыми видами Услуг (оперативная обработка заявок, выбор оптимального поставщика, участие в тендерах, анализ рынка, бизнес планирование, взаимодействие с поставщиками, заключение договоров, ведение счетов от заявки до проведения оплаты)
3. Управление и контроль за процессами по направлениям департамента:
- Тендерные процедуры
- Инвентаризации
- Оформление командировок
- Управление транспортом
- Обеспечение и контроль корпоративной мобильной связью.
- Контроль за печатями (обработка заявок на изготовление печатей, соблюдение регламента, оформление приказов, контроль за передвижением).
- Маркетинг (Управление проектами по разработке креативных концепций оформления зданий, сооружений, офисных пространств; организация мероприятий на укрепление команды)
- Разработки и внедрение локальных нормативных актов и регламентирующих документов.
- Питание (организация столовой: закуп оборудования для столовой, поиск поставщика, контроль)
- Организация и контроль оказания сервисов ФСХО на предприятии по направлениям: внутренний и внешний клининг.
- Управление ожиданиями внутреннего клиента и непрерывный поиск оптимального соответствия между бизнес-потребностями внутреннего клиента и возможностями сервисов (обеспечение филиала видами услуг в рамках департамента)
- Участие в мероприятиях связанных с предупреждением распространения Covid 19: заключение договоров с Обсерваторами, дезинфекция помещений, принятие срочных карантинных мер по необходимости.
4. Полное сопровождение миграционного процесса:
- Организация своевременной подачи уведомлений в заинтересованные государственные органы о привлечении к работе/ расторжении договора с иностранным специалистом в установленные законом сроки.
- Осуществление миграционного учета иностранных граждан, пребывающих в г. Нижневартовске и Нижневартовском районе.
- Осуществление миграционного учета иностранных граждан, убывших из г. Нижневартовске и Нижневартовском районе.
- Разработка комментариев к нормативным актам, форм и инструкций для пользования иностранных сотрудников Компании.
- Разработка памяток для иностранных граждан и информирование иностранных сотрудников об изменениях в миграционном законодательстве.
5. Недвижимость:
- Поиск коммерческой недвижимости по РФ
- Проведение аудитов
- Заключение и контроль договор по аренде квартир, баз, офисов
- Управление процессами, связанными недвижимостью: сделки купли/продажи, реализация недвижимого имущества - оформление сделки купли продажи, в том числе в государственных органах и органах местного самоуправления).

6. Курирование контрактов по Аренде земли:
- Снижение кадастровой стоимости
- получение в государственных органах и органах местного самоуправления необходимые выписки и документы по ЗУ
- контроль для отсутствия замечаний надзорных органов (Росреестр) по аренде земли БПО, вследствие чего сокращение потенциальных рисков для Компании в виде штрафных санкций

7. Управлением административным составом - канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением_4 человека)

8.Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.

9.Бизнес-планирование. Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.

10.Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование. Управление взаимоотношениями с внутренними клиентами по всем направлениям деятельности департамента, анализ потребностей и запросов на улучшения предложений, запросов на улучшение услуг и процессов, обеспечение подготовки коммуникационного плана по проводимым мероприятиям в части повышения уровня сервисов, реализация предложений на улучшения.
11. Организация рабочих мест.

12. Определение объема необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом. Управление закупками по необходимости внутренних клиентов, полное Обеспечение бизнеса в рамках деятельности департамента.

13.Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность Компании, проведение тендеров.
14. Управление подрядчиками, ведение переговоров, договорной документооборот, клиентоориентированность, управление изменениями; взаимодействие и контроль за работой подрядчиков, повышение качества и эффективности их работы; контроль за исполнением обязательств; оценка деятельности

Должностные обязанности: работа с имеющейся клиентской базой и привлечение новых клиентов; постановка на учет иностранных граждан ближнего и дальнего зарубежья; снятие с учета и изучение законов миграционной политики; ведение рабочей и отчётной документации; контроль дебиторской задолженности и прихода денежных средств; осуществление контроля над персоналом клининговой службы; разработка и внедрение рекламной концепции по продвижению компании; ведение и анализ статистики, офисная работа с документами, прием и переадресация телефонных звонков, подготовка печатных материалов для собраний и конференций, ведение административных и хозяйственных дел, взаимодействие с руководителями подразделений компании, работа с офисной техникой;